Kunde zahlt Rechnung nicht – was tun?

Leider kommt es tatsächlich hin und wieder vor, dass du am Tag der Zahlungsfrist (z.B. innerhalb von 30 Tagen) noch kein Geld für deine Arbeit auf deinem Geschäftskonto siehst. Dies heißt natürlich nicht gleich, dass dein*e Kund*in nicht zahlen will. Es kann auch sein, dass sie oder er ein wenig spät überwiesen oder die Bezahlung deiner Rechnung schlichtweg vergessen hat.

Verfalle also nicht gleich in unbändige Wut, sondern bleib lässig und lass deine*n Kund*in nicht merken, dass du verzweifelt auf das eingehende Geld wartest. In diesem Artikel erfährst du, was zu tun ist, wenn es heißt: die Kundin oder der Kunde zahlt Rechnung nicht.

Was tun, wenn Kunde nicht zahlt?

Um professionell zu reagieren, solltest du erst einmal freundlich per Mail oder telefonisch darauf hinweisen, dass die Rechnung noch nicht beglichen wurde – ohne dein*e Kund*in anzuklagen oder ihr*ihm Vorwürfe zu machen. Vielleicht klärt sich mit dieser Erinnerung ja schon die ganze Situation.

Zahlungserinnerung senden

Ist das Geld nach weiteren 30 Tagen noch immer nicht auf deinem Konto, solltest du eine Zahlungserinnerung per Mail schicken. Diese enthält einen kurze Erinnerungstext, ein neues Zahlungsdatum (welches du festlegst) und erneut die Rechnung im Anhang.

„Nach Prüfung meiner Buchhaltung möchte ich Sie freundlich daran erinnern, dass Ihre Zahlung für die Rechnung Nr. XX vom XX.XX.XXXX noch nicht einging. Ich gehe davon aus, dass dies einfach untergegangen ist und möchte Sie darum bitten, den fälligen Betrag bis zum XX.XX.XXXX zu begleichen.”

Eine Zahlungserinnerung kannst du übrigens bereits nach Ablauf der ersten Frist senden.

Bei dieser solltest du aber erwähnen, dass dein*e Kund*in das Schreiben ignorieren kann, wenn sie*er das Geld in der Zwischenzeit doch überwiesen hat. Auch wenn sie*er das nicht getan hat, sondern nun ganz schnell bezahlt, räumst du ihr*ihm eine kleine Schonfrist ein und die Zusammenarbeit kann problemlos und ohne Peinlichkeiten weitergehen.

Erste Mahnung senden

Kommen wir nun zum Worst Case: das Geld ist nach weiteren 30 Tagen deiner Zahlungserinnerung noch immer nicht da.

Nun kannst du definitiv ein wenig Druck machen. Sende deine Rechnung erneut, doch betitele sie mit „Mahnung“ und verkürze die Zahlungsfrist nun um einige Tage. Versuche jedoch trotzdem professionell und freundlich, aber bestimmt zu bleiben. Etwas mehr Nachdruck ist hier jedoch erlaubt:

“Trotz mehrmaliger Erinnerung ist der Betrag für die Rechnung Nr. XX vom XX.XX.XXXX noch immer nicht eingegangen. Ich möchte Sie daher erneut auffordern, diese bis zum XX.XX.XXXX zu begleichen. Sollte die Zahlung bis dahin noch immer nicht eintreffen, sehe ich mich gezwungen, die Arbeit für Sie einzustellen und ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten.”

Übrigens: Zahlungserinnerungen und Mahnungen unterliegen keinen gesetzlichen Regelungen und sind gleichwertig. Es gibt keine Vorschriften, wann du welche Methode anwendest oder wie viele Mahnungen du versenden musst.

Weitere Mahnungen senden

Nun steht es dir frei, noch weitere Mahnungen zu senden, um noch mehr Druck zu machen. Ich persönlich habe die Erfahrung gemacht, dass die Kund*innen schon nach der ersten Zahlungserinnerung reagierten und nie die böse Absicht hatten, die Rechnung absichtlich nicht zu zahlen.

Arbeit einstellen

Daher ist es sinnvoller, nicht gleich fordernd und unfreundlich zu werden. Trotzdem solltest du deine Arbeit für die*den Kund*in immer einstellen, wenn das Geld dafür nicht auf deinem Konto landet.

Auch dies solltest du jedoch kommunizieren und nicht wortlos aufhören.

Abmahnung senden

Außerdem darf dein*e Kund*in die nichtbezahlten Leistungen nicht verwenden, da dies sonst gegen das Urheberrecht verstößt.

Sollte sie oder er es dennoch tun, kannst du eine Abmahnung senden, die du am besten gemeinsam mit einer fachkundigen Anwältin oder einem Anwalt erstellen lässt. Die Kosten dafür übernimmt übrigens dein*e nichtzahlende*r Kund*in, wenn du mit der Abmahnung Erfolg hast.

Inkasso einschalten

Ist es tatsächlich soweit, dass du absolut nicht mehr mit der Zahlung rechnest, ist eine außergerichtliche Forderung nötig. Jetzt darfst du übrigens gern wütend werden.

Ob Inkassobüro oder Online-Inkasso – der offene Betrag wird nun für dich vorgestreckt und dann eingetrieben. Dafür bekommt das Inkassobüro bis zu 15 % des eingetriebenen Betrags von dir. Allerdings hast du nun Ruhe und bekommst immerhin einen Teil deines Geldes.

Mahnbescheid senden

Möchtest du gerichtlich vorgehen, kannst du durch einen Mahnbescheid ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.Hierfür solltest du dir online einen Mahnvordruck downloaden und diesen an das zulässige Mahngericht senden.

Dieses schickt nach der Prüfung einen Mahnbescheid an dein*e Kund*in.

Sie oder er kann den Bescheid nun bezahlen, ignorieren oder Widerspruch einlegen. Bei einem Widerspruch wird die*der nichtzahlende Auftraggeber*in verklagt und du solltest dich auf eine Gerichtsverhandlung gefasst machen.

Achtung: Die Kosten für einen gerichtlichen Mahnbescheid musst du vorerst aus eigener Tasche zahlen. Diese richten sich nach dem offenen Betrag der nichtgezahlten Rechnung, fallen aber nicht sehr hoch aus. Kommt es jedoch zur Verhandlung, kann es teuer werden.

Möchtest du noch mehr praktische Tipps lesen, lege ich dir mein eBook-Ratgeber “Als Texter*in vom Schreiben leben” ans Herz. Hier erfährst du zum Beispiel, wie du Kund*innen findest, was es bei der Buchführung zu beachten gibt und welche Versicherungen du als Texter*in benötigst.

Disclaimer: Ich möchte dir bei all diesen rechtlichen Fragen zur Seite stehen, aber bin natürlich selbst keine Buchhalterin. Deshalb kann ich dir nur von meinen persönlichen Erfahrungen berichten, die bei dir natürlich ganz anders aussehen können.

Magst du auf Nummer-Sicher gehen, solltest du dir deshalb am besten eine*n Steuerberater*in suchen, die oder der dich unterstützt.